Savez-vous (bien) écrire un mail ?

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Non, on ne vous prend pas pour un jambon ! Pour s’assurer que vos mails sont bien compris et surtout qu’on vous réponde, quelques règles de l’art ne sont jamais inutiles à rappeler… La preuve avec ces 10 conseils du bon usage de la messagerie.

Pas de majuscules
Vous écrivez tout en majuscules, dans l’espoir que cela facilite la lecture. Erreur ! Cela donne même une tonalité agressive à vos propos, malgré vous.

Pas de mails trop long
Selon une récente étude réalisée par Boomerang, un service qui aide les entreprises à optimiser les échanges, la longueur idéale d’un mail varie de 50 à 125 mots. En gros, cela correspond à ce que vous venez de lire jusqu’à présent, dans cet article.

Pas trop de questions
Prendre des nouvelles de sa sœur, organiser un prochain week-end entre copains… au quotidien, vos mails servent aussi à obtenir des réponses concrètes. Pour que vos interrogations ne restent pas lettre morte, évitez de poser plus de trois questions par mail.

Répondre rapidement à ses mails
C’est prouvé, si on referme sa boîte de réception sans avoir répondu au mail que l’on vient de lire, il y a de fortes chances pour qu’on ne le fasse pas ultérieurement.

Bien renseigner l’objet
C’est le titre de votre mail, le texte affiché à côté de votre nom (expéditeur), qui indique de quoi parle le fichier ou donne envie de l’ouvrir (quand il s’agit de vos newsletters préférées !). Soyez clair et concis. Évitez aussi de laisser l’objet vide : votre interlocuteur a des chances de penser que vous avez fait une erreur de manipulation et n’ouvrira pas votre missive.
Dernier conseil : pour mieux s’y retrouver, créez un nouveau mail pour chaque sujet de conversation. Évitez de répondre à la blague que votre voisin vous a envoyée pour l’inviter à dîner par exemple. Faites un nouveau mail intitulé « Dîner le 15 mars à la maison » par exemple.

A qui adresser mon mail ? A qui répondre ?
Votre messagerie propose deux champs pour envoyer un message. Un champ « À » et un autre « cc » (à moins qu’il ne soit masqué comme cela peut arriver). Dans le monde professionnel, on utilise le premier champ pour « action » auprès d’une personne et on utilise le deuxième « cc » pour informer d’autres personnes. Dans le cadre d’une utilisation personnelle, si vous voulez envoyer une blague ou une invitation à dîner à votre bande de copains, mettez tous les destinataires dans le champ « À » sans vous poser de questions !
En revanche, quand vous recevez un mail qui était adressé à plusieurs personnes, demandez-vous bien si votre réponse doit être adressée à l’expéditeur seulement (les autres n’ont pas à savoir ou alors cela n’a pas d’intérêt et va « polluer » leur boîte de réception) ou à tous les participants (utiles dans le cas d’une organisation de groupe par exemple). Choisissez « répondre » ou « répondre à tous » en conséquence.

Éviter l’envoi de pièces jointes trop lourdes
Pour être sûr que votre correspondant reçoive bien vos fichiers de plus de 2 Mo (une série de photos par exemple), privilégiez d’autres solutions comme Wetransfer, très simple d’utilisation. Vous téléchargez vos photos sur la plateforme (gratuite), vous indiquez le mail de votre correspondant (qui recevra un lien pour les télécharger à son tour), le vôtre et le tour est joué.

Transférer une pièce jointe
Si vous voulez transmettre un fichier reçu, ne faites pas « répondre » mais « transférer » à partir du mail initial pour que la pièce jointe reste « attachée » à votre courrier. A tout moment, vous pouvez le vérifier avec la présence d’une icône ressemblant à un trombone, présente généralement sous l’objet ou à la fin de votre mail.

Relire son e-mail avant envoi
Vérifier la liste des destinataires, l’objet, le contenu de votre mail et les éventuelles pièces jointes. Basique, mais efficace.

Organiser sa boîte mail
Si vous recevez beaucoup de courriers électroniques, on conseille de les organiser pour mieux les retrouver. Créez des dossiers (copains, famille, administratif, vacances été 2016…) et faites glisser les mails reçus ou envoyés dedans. Ainsi, à votre prochain départ en vacances, vous retrouverez en un clic tous vos mails à imprimer (informations, confirmations de réservations, billets…).

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